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Hoy en día el uso de aplicaciones y servicios en un negocio u organización depende en gran medida de la información que maneja, hablemos de libretas de direcciones de clientes, formatos, documentación, etc. Esa información, regularmente se ha ido manejando de forma centralizada, es decir, una persona en particular manipula esa información, la resguarda (físicamente o en su computadora) y debe llevar (en caso de que se requiera) el compendio de documentos o copiar de su PC a una unidad externa, para contar con esa información en un determinado momento o lugar.

Hablar de “La Nube” puede escucharse muy técnico, pero es un concepto muy simple, trabajar en la nube es: Hacer lo que sigue haciendo pero apoyándose en la internet como un medio de almacenamiento, comunicación y portabilidad.

Los servicios en la nube se difunden como una alternativa al planteamiento de “Estoy trabajando con un documento en mi equipo”. Imagine la posibilidad de que, en vez de trasladar mediante una memoria USB un documento para seguir trabajando en él en otra parte, con el simple hecho de contar con una conexión a internet en cualquier PC o un dispositivo móvil (Como iPhone o Blackberry por mencionar algunos), pueda visualizar, modificar, añadir o eliminar partes o elementos de ese documento.

Dependiendo del giro de su empresa, puede hacer uso de una aplicación o servicio en la nube que le permita sacar mayor provecho de los procesos que lleva en su negocio. Existe un sin fin de alternativas que seguro se acoplarán a sus necesidades.

Servicios más utilizados en la nube

• SkyDrive. Un servicio de almacenamiento en línea, íntimamente relacionado a servicios de Windows Live/Hotmail.

Brinda la posibilidad de tener un disco duro on-line para almacenar cierta información con amigos,  compañeros de trabajo, etc. Es como tener una memoria virtual relacionada intimamente con su servicio de correo electrónico en Windows Live/Hotmail.

• Google Apps. Trabajo colaborativo con hojas de calculo, presentaciones, documentos de texto, calendario, álbum fotográfico, etc. Todo ligado a su servicio con Google.

Imagíne la posibilidad de que ústed y todos sus colaboradores trabajen desde un sitio web con un documento de texto. Sin duda la productividad aumentaría considerablemente, pero además de ello reduciría sus costos en licencias de software, lo cual es un beneficio directo para su empresa. Si a eso añade el uso de calendarios compartidos de igual forma reduciría la cantidad de aplicaciones diferente que utiliza habitualmente para cada tarea. Todo en un solo lugar, desdes su navegador web: Correo electrónico, editor de archivos, calendario compartido,  etc.

Las herramientas de Google Docs son consideradas de las más poderosas de Internet, tal vez no haga uso de todas exactamente, pero dependiendo del giro de su negocio, puede obtener muchos beneficios de este servicio gratuito (también hay un plan “Business” de paga). Es importante mencinar que dentro de esta suite de aplicaciones contamos con Google Docs (la suite ofimática en linea), el mismo Gmail (Correo electrónico) y puedes relacionarlo tambien a PicasaWeb (un organizador de fotos en línea, aunque ahora también se distribuye como un software para instalarlo en tu equipo).

EyeOS. Son muchas las aplicaciones que en Internet te ofrecen un servicio “en la nube”, sin embargo no se limita y es incluso más funcional tener un sistema operativo a tu disposición. ¿Suena extrano, ño? En realidad es una tecnología que se viene implementando desde hace ya varios años y te brinda la posibilidad de tener un sistema operativo completamente funcional, donde puedes almacenar documentos, trabajar con archivos de texto, tener un cliente de correo electrónico, aplicación de calendario, entre otras.

Box.net. Es un servicio de almacenamiento y trabajo colaborativo muy interesante, esta enfocado a no perder tiempo adjuntando archivos en un correo electrónico o a tener que organizar todo un compendio de docuementos vía FTP. De una forma simple puedes compartir con compañeros de trabajo un documento de texto (o crearlo desde el mismo sitio) para que así varias personas trabajen en él y además se guarde un histórico del mismo archivo por si es necesario una copia de seguridad. Maneja una versión gratuita a partir de 5Gb de almacenamiento de uso personal y una versión “Business” e “Interprise” para empresas.

Flickr. Uno de los servicios para compartir imágenes más conocidos de la red, es sin duda uno de las aplicaciones en la nube más utilizadas en estos días. Es tan simple como registrarse, y ya puedes almacenar, ordenar, compartir o vender tus fotografías y videos en línea. Maneja 2 tipos de servicios: gratuito y pro dependiendo de las cargas de fotos que realizes.

iCloud. Uno de los recientes servicios de Apple, que pondrá a disposición de todos los usuarios de su plataforma en poco tiempo, permitirá compartir y almacenar toda la información relacionada tu(s) dispositivos en Internet para que olvides la parte de la sincronizacioón. Por ejemplo, usted comprara un iPhone, lo habitual es que lo sincronize con iTunes para pasar toda su información. Bien, con iCloud solo deberá logearse con su ID de Apple y automáticamente se descargaran de la nube tanto su música, como fotos, calendario e incluso aplicaciones previamente compradas. Todo desde Internet, siempre disponible.

SugarSync. Es una aplicación que respalda toda la información de tu equipo, pensando en que en un momento determinado puede fallar. Se instala la apliación, se indica el contenido que se desea sea objeto de respaldo y listo, toda esa información se almacena en la nube por se requiere posteriormente, ademas de ello, a pesar que tu equipo esté en óptimas condiciones, pero lo que requieres es obtener algun archivo de ese respaldo, puede tomarse vía web. Esta aplicación maneja un tiempo de prueba de 30 dias para trabajarla como un plan individual en capacidades de 30, 60, 100 y 250Gb.

Sales Cloud. Esta herramienta es un CRM, es decir que es una aplicación para la administración de la relación con clientes, apoyo en ventas y marketing, la cual le permite tener dentro de una página, todo lo que necesitan para sacar mayor productividad de todo el departamento de ventas, por ejemplo contactos, tareas pendientes, notificaciones, reuniones, direcciones, etc. Esto le permite agrupar toda la operación en un solo lugar y acceder desde cualquier parte con acceso a Internet a todo un departamento. Simple y seguro.

Esta aplicación se puede probar de forma gratuita de 30 días y tambien cuenta con planes más robustos dependiendo de sus necesidades.

Ventajas y desventajas

Sin duda la portabilidad es la mayor ventaja que obtiene de este tipo de servicios, el trabajo colaborativo puede ser incluso más productivo de lo que ahora es, sus empleados y/o compañeros pueden tener acceso a cierta información más rápido, simplificar y agilizar la comunicación. Todo desde un sitio web, el PC de su casa u oficina o un dispositivo móvil.

La filosofía básica de este tipo de servicios podríamos considerarla como:

“No es siempre necesario almacenar y trasladar tu información en un medio extraíble (como una memoria USB, en un CD/DVD o un disco duro externo) puedes subirlo a internet y tenerlo ahí siempre disponible”.

¿Desventajas? Un inconveniente para casos muy particulares: Requiere acceso a internet como punto de partida. Es raro en la actualidad no contar con acceso a Internet para realizar cualquier actividad, sin embargo si su giro no es primordialmente los medios digitales, la internet o el uso de este tipo de recursos, pudiera ser un obstáculo.

Conclusión

Sin duda, los servicios en la nube son una propuesta interesante si gran parte de tiempo que dedica a su negocio está en constante movimiento, dentro y fuera de la empresa o en diferentes equipos.

¿Ha considerado las ventajas para su negocio de tener cierta información en la nube? Piénselo, con probar no pierde nada y puede ganar mucho.