Comunicación con Google Apps (grupos, hangouts y sites)
21 enero 2015     Sección: Haz Crecer Tu Negocio


En esta segunda entrada hablando de la suite de Google Apps tocaremos el tema de la comunicación, este tema tan complicado de resolver tanto para cualquier situación meramente profesional como un cliente hasta para evitar rumores dentro de la organización.

Por ello te explicamos dos de las aplicaciones de comunicación de Apps:

  • Grupos: son parecidos a una lista de distribución, se crean y configuran en base a las operaciones de los usuarios y se recomienda que dichos grupos se creen en función a cada departamento de tu empresa. Ofrecen características más completas como si fuera un foro o un debate. Cada grupo (en este caso cada área) deberá tener un responsable que se encargará de administrar y de añadir o eliminar a los miembros conforme se valla desarrollando la comunicación, pues no siempre todos somos requeridos para un asunto en particular; esto con el fin de compartir rápidamente calendarios, sitios web o videos y obviamente mucho más fácil que hacerlo uno por uno.

Entre sus ventajas y características se encuentran: Seguimiento del debate.- Cada vez que un usuario forme parte de un grupo, tendrá la posibilidad de organizarlo como página favorita o carpetas, además de darle seguimiento con notificaciones que lleguen directamente a su correo electrónico; Personalizar.- Todos los foros disponen de un editor de texto enriquecido para personalizar sus entradas, desde el color, fuente, etc.; Libre expresión.- En determinado momento alguno de los usuarios necesitará responder utilizando imágenes o incluso traducciones automáticas de textos y todo eso es posible, el límite es la idea que se desea exponer en el grupo; Diseño y Usabilidad.- Como si se tratara de un servicio de mensajería instantánea, contar con combinaciones de teclas para hacer ciertas operaciones es de gran ayuda, en estos grupos, los shortcuts y el diseño de la conversación son ideales para no perderse entre las respuestas de cada uno los participantes para siempre darle seguimiento.

  • Hangouts: es un servicio de mensajería instantánea, lo hace diferente a los demás su completa interacción con el abanico de aplicaciones de Google; una sola cuenta que te mantiene en la plática en todo momento. Por medio de una interfaz minimalista y sin publicidades se logra el objetivo primario: “Ofrecer un canal personalizado de mensajería para una comunicación constante con tus colaboradores, clientes y amigos (para estas dos últimas categorías será necesario que tengan una cuenta de Gmail).

Entre sus ventajas y características están: Comunicación efectiva.- Leer no tiene el mismo impacto que ver a la otra persona a la cara y detectar su reacción al ofertar un producto o servicio (para usar Hangouts sólo descarga el complemento, accede a tu cuenta y comienza una videoconferencia con alguno de tus clientes o con un colaborador); Es personalizable.- Se adapta a cualquier tipo de cliente, desde el Director General que requiere integración con su cuenta en GMail y Google+, hasta el usuario que hace uso de avatares y temas para hacer ameno su trabajo; Sincronización entre móvil y escritorio.- Uno de los puntos más fuertes de este servicio es el hecho de que si inicias una conversación desde un dispositivo móvil y al llegar a casa u oficina enciendes el equipo de escritorio, continuarás donde te habías quedado, además un historial de tus conversaciones se almacena por si lo llegas a requerir; Mensajes grabados.- ¿Qué pasa si tu cliente o colaborador no está conectado por la razón que sea? Sencillo, le dejas un mensaje grabado y cuando esté disponible la conversación sigue de forma transparente para ambos.

  • Sites: es una herramienta que permite crear y compartir sitios web con información corporativa que sólo se distribuye de forma interna (como una intranet), y además puede organizar equipos de trabajo y colaborar en proyectos en común. Lo primero con lo que te vas a encontrar usando esta aplicación es un editor muy parecido a un procesador de textos, una vez dentro sólo arrastra el tipo de contenido que deseas compartir (como videos, imágenes, calendarios o presentaciones) y listo, ahora ya tienes armado un centro de aprendizaje con el cual te puede apoyar para casos como capacitaciones.

Entre sus ventajas y características: Editor intuitivo.- A primera vista parecería que montar un sitio donde unificar calendarios, documentos y presentaciones de apoyo a tu equipo de trabajo no es cosa simple, sin embargo no hay necesidad de escribir una sola línea de código, prácticamente “Lo que ves, es lo que obtienes”; Completamente personalizable.- Si requieres elementos más específicos para que sean parte de tu “Sitio de Proyectos” por ejemplo, puedes insertar gadgets propios hechos en HTML o JavaScript; Almacenamiento.- ¿De cuánta capacidad de almacenamiento dispongo para crear un espacio compartido? La respuesta es 10 GB (más 500 MB de espacio para archivos adjuntos por usuario) y claro, los documentos almacenados en Google Drive, calendarios y videos de YouTube ¡no se contabilizan! por lo que no ocupan tu espacio; Permisos y listas de acceso.- Toda la información que añades en un Centro de Aprendizaje requiere control, por ello puedes configurar límites para cada uno de los socios o proveedores invitados, tu eliges que pueden o no ver.

Como puedes ver el servicio de Apps está más que completo y no todos los proveedores de TI te lo pueden ofrecer y sobre todo a un costo tan bajo.

¡Te esperamos en nuestra siguiente entrada para explicarte otra de las bondades de este magnífico servicio, no te lo pierdas!






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